Il cancelliere di una diocesi è una persona il cui compito principale è la cura degli archivi della diocesi. La parola "cancelliere" deriva dal latino Cancelliere. Nell'antica Roma il Cancelliere era il portinaio che stava alla grata o al presbiterio, che separava il magistrato nei tribunali dal popolo e ammetteva i ricorrenti. A poco a poco ha assunto l'attività di una sorta di segretario o notaio con poteri giudiziari. Il termine cancelliere fu poi dato ai notai civili che i vescovi avevano il potere di nominare dalla legislazione di Carlo Magno.
Man mano che le curie dei vescovi cominciarono a svilupparsi, crebbe la necessità di un uso ripetuto di documenti autentici e di testimonianze scritte redatte da una persona pubblica di autorità ecclesiastica. Il IV Concilio Lateranense (1215) ordinò ai vescovi di avere una persona pubblica o altri due uomini competenti per il lavoro di redazione di atti sia giudiziari che extragiudiziali [Il corpo del canone ed.E. Friedberg (Lipsia 1879-81; ripr. Graz 1955) X2.19.11; cfr. JD Mansi, Il Consiglio una nuova e ampia raccolta; 31 v. (Firenze – Venezia 1757–98); repr. e cont. di L. Petit e JB Martin 53 contro 60 (Parigi 1889-1927; ripr. Graz 1960–), 23.154]. Questi funzionari vennero chiamati in vari modi: cancellieri, notai, attuari e tabelliones.
Il Terzo Consiglio provinciale di Milano (1573), oltre a designare il cancelliere come notaio, lo fece anche custode degli archivi. Uno dei suoi decreti ordinava che i documenti curiali fossero conservati negli archivi episcopali sotto la cura del cancelliere, che ne avrebbe custodito le chiavi. Questa e altre leggi e consuetudini locali produssero gradualmente la legge generale che istituiva l'ufficio di cancelliere con la sua doppia funzione di notaio pubblico in curia e custode degli archivi diocesani.
Secondo la legge attuale [Cfr. (Roma 1918; rep. Graz 1955) c. 482 §1; Ecclesiarium Codice dei Canoni dell'Est c. 252 §1], il cancelliere è l'ufficiale autorizzato le cui principali funzioni sono di conservare negli archivi gli atti della curia, di ordinarli e di compilarne un indice. Per motivi d'ufficio il cancelliere è anche notaio (Legge c. 482 §3; Ecclesiarium Codice dei Canoni dell'Est c. 252 §3).
Quanto alle qualifiche, il cancelliere deve essere di buona reputazione e soprattutto diffidente. Nelle Chiese orientali, il cancelliere deve essere un diacono o un sacerdote (cfr Ecclesiarium Codice dei Canoni dell'Est c. 252 1); questo non è il caso della Chiesa latina.
Il vescovo diocesano può rimuovere liberamente il cancelliere dall'incarico. Un amministratore diocesano non può rimuovere un cancelliere diocesano senza il consenso del collegio dei consultori (Codice canoninci c. 485; CCEO c. 255). Se necessario, al cancelliere può essere assegnato un assistente con il nome di vicerettore (Legge c. 482; §2; CCEO c. 252 §2). Le funzioni di cancelliere sono svolte in subordinazione al vescovo e al vicario generale.
In molte diocesi, in particolare negli Stati Uniti, il cancelliere ha funzioni aggiuntive. Questi non sono dati, tuttavia, dalla legge generale, che definisce i suoi compiti meramente come quelli di archivista-notaio. In tali casi il cancelliere riceve la giurisdizione delegata, in tutto o in parte, dal vescovo, e non in virtù dell'ufficio (Legge c. 981 §1).
Bibliografia: l. mathias, La Curia Diocesana (Madras 1947) 35–39. je prince, Il Cancelliere diocesano (Catholic University of America, Studi in latino medievale e rinascimentale, lingua e letteratura 167; Washington 1942). fx wermz e p. vidal, Competente 7 v. In 8 (Roma), v. 1 (2d ed. 1952), v. 2 (3d ed. 1943), v. 3 (1933), v. 4.1 (1934), v. 4.2 (2d ed. 1936), v. 5 3d ed. 1946), v. 6 (2d ed. 1949), v. 7 (2d ed. 1951) 2: 644–645.
[ea forbes / eds.]